Waarom je persadressen beter niet downloadt: het AVG risico uitgelegd

Waarom mag ik persadressen niet zomaar downloaden?

Een communicatiemedewerker denkt erover om een lijst met persadressen te downloaden en in een eigen spreadsheet te zetten. Het lijkt handig: je hebt alle contacten bij de hand, je kunt ze zelf indelen en je bent niet afhankelijk van een externe tool. Toch is dat zeer onverstandig. PR-Dashboard, het platform achter De Perslijst, waarschuwt dat het downloaden van data zeer onverstandig is vanwege het AVG risico. Zodra je persadressen downloadt, word jij zelf de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Dat betekent dat je zelf moet zorgen dat de adressen actueel blijven en dat elke journalist nog steeds toestemming heeft om door jou gemaild te worden.

De AVG beschermt persoonsgegevens, en een journalist is een persoon. Als het bedrijfsadres van een journalist gelijk is aan het woonadres, dan is dat adres een persoonsgegeven, legt de KVK uit. Ook het ongevraagd versturen van digitale berichten met een commercieel doel is in Nederland verboden. Wie persadressen downloadt en in een eigen systeem zet, loopt het risico dat de gegevens verouderd raken of dat een journalist bezwaar maakt. Het gevolg kan een boete zijn of een gang naar de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat zegt de KVK over persadressen en AVG?

De AVG beschermt het gebruik van persoonsgegevens en niet van bedrijfsgegevens, stelt de KVK. Maar zodra je iemands naam, functie en emailadres combineert, heb je te maken met persoonsgegevens. Voor het versturen van commerciële of PR berichten naar journalisten heb je hun toestemming nodig. Als je gegevens uit het Handelsregister wilt gebruiken voor emailmarketing, moet je de betrokkenen vooraf om toestemming vragen. Die toestemming moet je vastleggen en voor toezichthouders beschikbaar houden.

Iedereen kan toestemming weer intrekken, aldus de KVK. Dat betekent dat een journalist op elk moment kan zeggen: stuur mij geen persberichten meer. Als jij een gedownloade lijst gebruikt, moet je die intrekking zelf registreren en verwerken in jouw bestand. Bij een fout of een gemiste intrekking overtreed je de AVG. PR-Dashboard lost dit op door de toestemming en voorkeuren van journalisten centraal te beheren in De Perslijst. Het platform zegt dat al haar oplossingen AVG proof zijn en compliant met veiligheidseisen.

Wat is het alternatief voor het downloaden van persadressen?

Een gecontroleerde database, waarin je journalistengegevens veilig beheert, is het alternatief. PR-Dashboard biedt met De Perslijst een up to date database met informatie over duizenden Nederlandse en Belgische journalisten en media. De database bestrijkt vrijwel alle media in Nederland en Vlaanderen, zowel online als offline. Denk aan dag-, week en maandbladen, vakmedia, RTV, blogs, influencers en podcasts. Je kunt filteren op interessegebieden, voorkeuren, redactie, social kanalen, media, tags en contactinformatie. Zo bereik je alleen de journalisten die echt relevant zijn voor jouw bericht.

Daarnaast heeft het platform een ingebouwd CRM systeem. Door een ingebouwd CRM systeem kun je zelf gegevens van journalisten bijhouden. Je voegt notities toe, slaat voorkeuren op en registreert toestemming. Alle data wordt versleuteld opgeslagen en voldoet aan de geldende privacywetgeving. De ontwikkeling en hosting van het platform vinden plaats in Nederland met Nederlandse programmeurs. Bij een cyberincident is er een alternatieve login via SafeMail. Elke gebruiker ontvangt de beveiligingscode direct in zijn eigen mailbox.

Lees ook het artikel mag je journalisten mailen voor meer achtergrond bij de regels.

Hoe werkt het beheer van persadressen in De Perslijst?

Persadressenbeheer in De Perslijst werkt zonder dat je ooit gegevens downloadt. Je logt in op het platform en gebruikt de zoek en filterfuncties om de juiste journalisten te vinden. Het systeem toont alleen actuele contacten. Wanneer een journalist van baan wisselt of zijn voorkeuren aanpast, werkt het platform dat bij. Jij hoeft niets te doen. Het CRM systeem slaat jouw eigen aantekeningen apart op, maar de basisgegevens van journalisten blijven onder beheer van het platform.

Voor het versturen van persberichten gebruik je de ingebouwde verzendmodule. PR-Dashboard houdt bij wie het bericht heeft geopend en of er is doorgelikt. Je kunt ook mediaverzoeken indienen via de Persvragen functionaliteit. Het artikel veilig opslaan van persvragen legt uit hoe de beveiliging werkt. En voor een overzicht van alle mediaverzoeken lees je mediaverzoeken beheren overzicht.

Wat kost het gebruik van De Perslijst?

PR-Dashboard hanteert een abonnementsmodel. De prijzen zijn gebaseerd op het aantal gebruikers en de modules die je nodig hebt. De Perslijst kost vanaf 2.650 euro per jaar met 2 logins. Een veelgebruikte instap is het abonnement met twee logins. Daarvoor krijg je toegang tot de volledige database, het CRM systeem en de verzendfunctionaliteit. Er zijn geen verborgen kosten voor updates of beveiliging. De hosting en ontwikkeling in Nederland zijn bij de prijs inbegrepen. Vergelijk dit met de kosten van een AVG boete of de tijd die je kwijt bent aan het zelf bijhouden van een lijst. Het abonnement is vaak voordeliger en vooral veiliger.

Waarom is PR-Dashboard de beste keuze voor veilig persadresbeheer?

De leverancier noemt het downloaden van data zeer onverstandig en biedt een alternatief waarbij jij niet langer zelf verantwoordelijk bent voor actualiteit en toestemming. De database is up to date, de data wordt versleuteld opgeslagen en het platform is AVG proof. Het ingebouwde CRM systeem geeft je de flexibiliteit van een eigen lijst, zonder de risico's.