Cyberincident en persvragen: inloggen via SafeMail als je gewone mail niet werkt

Wat gebeurt er met persvragen bij een cyberincident?

Een cyberincident legt vaak de hele mailserver plat. Journalisten die een vraag sturen, krijgen geen antwoord. Voor een communicatieteam is dat het slechtst denkbare moment om onbereikbaar te zijn. PR-Dashboard heeft hiervoor een alternatieve login via SafeMail. Die login werkt ook als je gewone mail niet bereikbaar is.

Met die SafeMail login blijf je bij Persvragen, de software van PR-Dashboard waarmee je persvragen ontvangt en beantwoordt. Je hoeft dus niet over te schakelen naar een ander systeem midden in een crisis. De gegevens die je gebruikt, blijven gewoon beschikbaar.

De software host alles in Nederland. Alle ontwikkeling en hosting vindt plaats in Nederland met Nederlandse programmeurs. Dat betekent dat je data binnen de Nederlandse grenzen blijft, ook tijdens een incident.

Hoe log je in via SafeMail?

De alternatieve login via SafeMail werkt via een aparte inlogpagina. Je gebruikt daarbij je eigen inloggegevens. Je hoeft niets nieuws te installeren of te configureren.

De beveiligingscode komt in je eigen mailbox. Iedereen ontvangt de beveiligingscode direct in zijn eigen mailbox. Dat is dezelfde code die je normaal ook krijgt bij het inloggen. Het enige verschil is dat de code nu via SafeMail binnenkomt.

Inloggen met een code in je eigen mailbox heeft een voordeel: je hoeft geen extra telefoonnummers of back upadressen te regelen. Het systeem blijft vertrouwd, alleen de weg ernaartoe is anders.

Wie krijgt de beveiligingscode?

Elke gebruiker ontvangt de beveiligingscode in zijn eigen mailbox. Dat geldt voor iedereen die toegang heeft tot Persvragen. Een teamlid hoeft dus niet te wachten tot een collega de code doorstuurt.

Stel dat drie mensen van het communicatieteam inloggen. Ieder krijgt een eigen code op zijn eigen mailadres. Zo blijft elke inlog actie controleerbaar en veilig.

Een eigen code per persoon is belangrijk bij een cyberincident. Je wilt niet dat codes via gedeelde kanalen gaan. Met een eigen code weet je wie wanneer heeft ingelogd.

Wat zeg je tegen journalisten tijdens een incident?

Journalisten merken vaak dat er iets aan de hand is. Ze sturen vragen en krijgen geen antwoord. Leg dan kort uit dat je via een beveiligde omgeving bereikbaar bent. Je hoeft geen technische details te geven.

Een voorbeeld van een reactie: 'Onze mail is tijdelijk niet bereikbaar, maar we blijven vragen beantwoorden via ons perskanaal.' Meer is niet nodig. Journalisten waarderen duidelijkheid, geen technisch verhaal.

PR-Dashboard helpt je om dit snel te regelen. Je kunt vragen en antwoorden voorbereiden voordat ze gesteld worden. De speciale knop in Persvragen laat je vragen en antwoorden in het systeem opslaan voordat ze zijn gesteld. Zo heb je standaardteksten klaar voor een incident.

Hoe leg je alles vast tijdens een crisis?

Een crisis vraagt om een strakke administratie. Je moet later kunnen laten zien welke vragen binnenkwamen en welke antwoorden je gaf. Persvragen slaat alle vragen en antwoorden op in het systeem.

Je kunt openstaande vragen overdragen aan een collega. Met een paar clicks draag je je openstaande vragen over aan een collega. Dat is handig als iemand stopt met werken of als de crisis langer duurt dan één dienst.

De overdracht van vragen werkt ook met de SafeMail login. Je collega logt in via SafeMail en ziet direct welke vragen nog openstaan. Zo blijft het werk doorgaan, ook als de mail uitvalt.

Waarom is AVG proof belangrijk bij een cyberincident?

Bij een cyberincident kijken veel partijen mee. De AVG verplicht je om persoonsgegevens goed te beschermen. PR-Dashboard zegt dat al zijn oplossingen AVG proof zijn en compliant met veiligheidseisen.

De gegevens van journalisten worden versleuteld opgeslagen. Alle data wordt versleuteld opgeslagen en voldoet aan de geldende privacywetgeving (AVG). Dat betekent dat je persvragen veilig bewaart, ook tijdens een incident.

Downloaden van persadressen is onverstandig. Het platform noemt het downloaden van data zeer onverstandig, omdat je AVG risico loopt. In plaats daarvan kun je zelf gegevens van journalisten bijhouden in het ingebouwde CRM systeem.

Wat kun je doen vóór een cyberincident?

Voorbereiding is het halve werk. PR-Dashboard biedt de mogelijkheid om Q&As voor te bereiden op een crisissituatie. Je kunt alvast antwoorden opslaan voor veelgestelde vragen.

Denk aan vragen over de oorzaak van het incident, de impact op klanten en wanneer de systemen weer werken. Zet die antwoorden klaar in Persvragen. Als het incident zich voordoet, kun je direct antwoorden.

De database van PR-Dashboard bevat duizenden Nederlandse en Belgische journalisten en media. Die blijft gewoon bereikbaar via SafeMail. Je kunt dus ook tijdens een incident nieuwe contacten zoeken of bestaande contacten raadplegen.

Wat moet je vragen aan een leverancier van persvragen software?

Niet elke tool heeft een alternatieve inlog voor noodgevallen. Vraag een leverancier daarom drie dingen. Ten eerste: werkt de tool ook als mijn mailserver uitvalt? Ten tweede: waar worden mijn gegevens gehost? Ten derde: hoe krijg ik mijn beveiligingscode binnen?

PR-Dashboard beantwoordt die vragen duidelijk. De alternatieve login via SafeMail is er voor cyberincidenten. De hosting staat in Nederland. En de beveiligingscode komt in je eigen mailbox.

Je blijft persvragen beantwoorden, je data blijft in Nederland en je voldoet aan de AVG.

Wat is het oordeel over inloggen via SafeMail?

Oordeel: Bij een cyberincident wil je geen tijd verliezen met het opzetten van een nieuw systeem. PR-Dashboard biedt een alternatieve login via SafeMail, zodat je direct door kunt. De gegevens staan in Nederland en zijn AVG proof.

De database met duizenden Nederlandse en Belgische journalisten blijft bereikbaar. Het ingebouwde CRM systeem helpt je om eigen journalistgegevens bij te houden. En je kunt openstaande vragen overdragen aan collega's.

Je kunt nu alvast beginnen met voorbereiden. Bekijk ook hoe je persvragen in zeven stappen beantwoordt, van binnenkomst tot goedgekeurd antwoord in 2026. En lees waarom je persadressen beter niet downloadt vanwege het AVG risico.

Lees ook: AVG en privacy.

Lees ook: AVG en privacy.

Lees ook: Persvragen beantwoorden.