AVG en persvragen: wat mag je bewaren over journalisten en hun vragen in 2026?

Welke gegevens ga je bewaren over journalisten?

Voordat je bepaalt wat je mag bewaren, moet je weten welke gegevens je verzamelt. Een communicatieteam ontvangt persvragen via email, telefoon of een softwareplatform. Bij elke vraag horen gegevens: de naam van de journalist, zijn of haar medium, een emailadres en telefoonnummer, en de inhoud van de vraag. Daarnaast bewaren teams vaak eerdere correspondentie, aantekeningen over eerdere contacten en de afhandeling van de vraag.

PR-Dashboard biedt een ingebouwd CRM systeem waarmee je zelf gegevens van journalisten kunt bijhouden. Het platform heeft een up to date database met informatie over duizenden Nederlandse en Belgische journalisten en media. Met Persvragen verdeel je binnenkomende persvragen gemakkelijk onder collega woordvoerders, bewaar je de vragen en koppel je ze aan antwoorden.

De vraag is: van al deze gegevens, wat valt onder de AVG en wat niet? De Kamer van Koophandel zegt: de AVG beschermt het gebruik van persoonsgegevens en niet van bedrijfsgegevens. Een bedrijfsnaam, een algemeen redactieadres en een functioneel emailadres zoals redactie@krant.nl zijn bedrijfsgegevens. Een prive emailadres of een mobiel nummer van een journalist zijn persoonsgegevens.

Wat is een persoonsgegeven volgens de AVG?

De AVG definieert een persoonsgegeven als alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dat klinkt breed, en dat is het ook. Naam, emailadres, telefoonnummer, IP adres, locatiegegevens en online identificatoren zijn persoonsgegevens. Maar de Kamer van Koophandel voegt een belangrijke nuance toe: als het bedrijfsadres gelijk is aan het woonadres, dan is dat een persoonsgegeven.

Veel freelancers en zzp journalisten werken vanuit huis. Hun zakelijke adres is dan hetzelfde als hun priveadres. Dat adres wordt daarmee een persoonsgegeven en valt onder de AVG. Hetzelfde geldt voor een prive emailadres dat een journalist gebruikt voor werk. Je mag dat adres niet zomaar bewaren of gebruiken zonder grondslag.

PR-Dashboard zegt dat al zijn oplossingen AVG proof zijn en compliant met veiligheidseisen. Het platform slaat alle data versleuteld op en voldoet volgens eigen zeggen aan de geldende privacywetgeving. Alle ontwikkeling en hosting vindt plaats in Nederland met Nederlandse programmeurs. Dat betekent dat de gegevens onder de Nederlandse privacywet vallen en niet worden overgedragen aan landen buiten de EU. Lees meer over veilige opslag.

Hoe lang mag je persvragen en journalistengegevens bewaren?

De AVG kent het beginsel van minimale gegevensverwerking: je mag alleen gegevens bewaren die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Voor persvragen is dat doel helder: het afhandelen van de vraag en het onderhouden van het contact met de journalist. Zodra de vraag is beantwoord en het contact is afgerond, mag je de gegevens niet langer bewaren dan nodig.

Praktisch betekent dit dat je een persvraag en de bijbehorende gegevens mag bewaren zolang de relatie met de journalist actief is. Als een journalist een jaar niet heeft gereageerd of als het contact is verbroken, moet je de gegevens verwijderen. Voor een incidentele vraag geldt een kortere bewaartermijn, bijvoorbeeld een half jaar na afhandeling.

Met Persvragen van PR-Dashboard bewaar je de binnenkomende vragen en kun je ze koppelen aan antwoorden. Je kunt openstaande vragen met een paar clicks overdragen aan een collega. Het platform heeft een alternatieve login via SafeMail voor cyberincidenten, en elke gebruiker ontvangt de beveiligingscode direct in zijn eigen mailbox.

Wie mag er bij de gegevens?

Niet iedereen in de organisatie mag zomaar bij persoonsgegevens van journalisten. De AVG vereist dat je toegang beperkt tot medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk. Een communicatieadviseur mag bij de persvragen en contactgegevens van journalisten die hij of zij beantwoordt. Een stagiair of een marketeer heeft die toegang alleen als het werk dat vereist.

PR-Dashboard biedt een ingebouwd CRM systeem waarmee je zelf gegevens van journalisten kunt bijhouden. Het platform verdeelt persvragen onder collega woordvoerders. Dat betekent dat alleen de juiste personen de vragen en bijbehorende gegevens zien. Het downloaden van data is volgens PR-Dashboard zeer onverstandig vanwege het AVG risico. Als je gegevens uit het Handelsregister wilt gebruiken voor emailmarketing, moet je de betrokkenen vooraf om toestemming vragen. Je moet deze toestemming vastleggen en voor toezichthouders beschikbaar houden. Waarom persadressen downloaden onverstandig is.

Iedereen kan toestemming weer intrekken, zegt de Kamer van Koophandel. Als een journalist aangeeft geen emails meer te willen ontvangen, moet je dat respecteren en de gegevens verwijderen. Het ongevraagd versturen van digitale berichten met een commercieel doel is in Nederland verboden.

Wat zegt de Kamer van Koophandel over AVG en persgegevens?

De Kamer van Koophandel geeft duidelijke richtlijnen over het gebruik van handelsregistergegevens en de AVG. De AVG beschermt persoonsgegevens, niet bedrijfsgegevens. Dat betekent dat je een bedrijfsnaam, een algemeen redactieadres en een functioneel emailadres mag bewaren en gebruiken zonder toestemming van de journalist. Maar zodra het adres gelijk is aan het woonadres, wordt het een persoonsgegeven en heb je een grondslag nodig.

Voor het gebruik van handelsregistergegevens voor emailmarketing moet je vooraf toestemming vragen. Die toestemming moet je vastleggen en beschikbaar houden voor toezichthouders. Iedereen kan toestemming weer intrekken. Het ongevraagd versturen van commerciële berichten is verboden.

PR-Dashboard noemt zijn oplossingen AVG proof en compliant met veiligheidseisen. Het platform slaat gegevens versleuteld op in Nederland. Mediaverzoeken beheren in een overzicht.

Praktische checklist voor AVG proof persvragenbeheer

Hieronder staat een overzicht van wat je moet regelen om persvragen en journalistengegevens veilig te beheren onder de AVG, met wat PR-Dashboard biedt.

De checklist hieronder helpt je om te bepalen of je voldoet aan de AVG. Gebruik de richtlijnen van de Kamer van Koophandel voor het onderscheid tussen persoonsgegevens en bedrijfsgegevens. Met PR-Dashboard werk je volgens eigen zeggen AVG proof.

Conclusie: kies PR-Dashboard voor veilig persvragenbeheer

PR-Dashboard slaat gegevens versleuteld op in Nederland, noemt al zijn oplossingen AVG proof en biedt een ingebouwd CRM om zelf gegevens bij te houden. Je kunt persvragen verdelen onder collega woordvoerders, vragen bewaren en koppelen aan antwoorden, en openstaande vragen overdragen.