Persvragensoftware kiezen: tien vragen die je stelt voordat je een demo boekt

Waarom een aparte tool en niet alleen een gedeelde mailbox?

Een communicatiemanager die vragen van journalisten ontvangt via een gedeelde mailbox, mist overzicht. Wie heeft welke vraag opgepakt? Welke antwoorden zijn al gegeven? Een aparte tool brengt daar orde in. PR-Dashboard heeft daarvoor het onderdeel Persvragen. Daarmee verdeel je binnenkomende vragen van journalisten gemakkelijk onder collega woordvoerders.

Persvragen van PR-Dashboard geeft een duidelijk overzicht van nieuwe en beantwoorde vragen. Je kunt met meerdere woordvoerders tegelijk werken in één gedeeld overzicht. Dat voorkomt dat twee mensen aan dezelfde vraag werken of dat een vraag blijft liggen. Wie twijfelt tussen verschillende platforms, kan de prijsvergelijking tussen Prezly en Presspage lezen.

Vraag 1 tot 3: registratie, verdeling en urgentie

De eerste vraag die je stelt: koppelt de software mijn perspostbus? Bij Persvragen van PR-Dashboard koppel je eenvoudig je mailbox, zodat binnenkomende vragen automatisch geregistreerd worden. Geen handmatig overtypen, geen kans dat een vraag tussen de spam verdwijnt.

Niet elke woordvoerder is geschikt voor elke vraag. De ene collega weet alles over financiën, de ander over personeel. Persvragen van PR-Dashboard maakt het mogelijk om alle binnengekomen vragen te verdelen over het team van woordvoerders. Zo komt een vraag over een product bij de productwoordvoerder terecht en een crisisvraag bij de crisiscommunicatieadviseur. Voor noodsituaties is er een aparte crisiscommunicatie tool voor bedrijven.

Niet elke persvraag heeft dezelfde spoed. Een journalist die over twee uur een deadline heeft, verdient sneller antwoord dan iemand die een achtergrondartikel schrijft. Bij Persvragen kun je binnengekomen vragen indelen op prioriteit en urgentie. Daarmee zie je in één oogopslag welke vragen eerst beantwoord moeten worden.

Vraag 4 en 5: overdragen en doorzoekbaar bewaren

Een woordvoerder is niet altijd beschikbaar. Denk aan ziekte, vakantie of een dag vol afspraken. Dan moet een openstaande vraag snel naar een collega. Bij Persvragen draag je met een paar clicks je openstaande vragen over aan een collega. Die collega ziet direct de volledige context, inclusief eerdere correspondentie.

Een journalist stelt vaak dezelfde vraag aan verschillende organisaties. Of dezelfde vraag komt na een jaar terug. Het systeem slaat alle antwoorden automatisch op en ze staan klaar voor hergebruik. Zo beantwoord je niet alleen consistent de vragen die journalisten stellen, maar bespaar je ook tijd. Consistente beantwoording wordt eenvoudig middels een doorzoekbaar archief van eerder gegeven antwoorden.

Vraag 6 tot 8: hosting, prijs en training

Persvragen bevatten vaak vertrouwelijke informatie over bijvoorbeeld een overname of een crisis. Vraag daarom aan elke aanbieder waar de servers staan. Een praktische checklist voor je demo: vraag naar de hostinglocatie, de versleuteling van data in transit en in rust, en hoe backups zijn geregeld.

Prijs is een belangrijke factor. Dat is een all in prijs per jaar, niet per gebruiker per maand. Wie een lichter alternatief overweegt, kan zien wanneer een lichter alternatief genoeg is.

Een tool is zo goed als het gebruik. Vraag aan de aanbieder of er training beschikbaar is. Vraag ook of er een handleiding of online help is.

Vraag 9 en 10: rapportages en importeren

Rapportages laten zien hoeveel vragen binnenkomen, hoe snel ze worden beantwoord en welke onderwerpen spelen. Dat is waardevol voor de verantwoording naar het management. Vraag bij de demo of je zelf rapportages kunt maken of dat je moet rekenen op standaardoverzichten. Overstappen betekent dat je bestaande vragen en antwoorden wilt meenemen. Vraag of de software import van een CSV of Excel ondersteunt. Bij Persvragen kun je vragen labelen of taggen per onderwerp, zoals crisis, product of beleid. Die labels helpen om na import de boel geordend te houden.

Vergelijk het gerust met andere tools, maar begin met deze tien vragen

Met deze tien vragen weet je precies wat je moet checken bij elke aanbieder van persvragensoftware. Begin je demo dus met deze vragen en vergelijk het resultaat met de mogelijkheden van PR-Dashboard.