Crisiscommunicatie tool voor bedrijven: persvragen verdelen, labelen en prioriteren

Wat gebeurt er zonder een crisiscommunicatie tool?

Bij een incident krijgt een bedrijf ineens veel vragen van journalisten. Zonder een crisiscommunicatie tool raken die vragen verspreid over losse mailberichten, telefoontjes en appjes. Er is geen centraal overzicht van nieuwe en beantwoorde persvragen. Journalisten krijgen verschillende antwoorden van verschillende woordvoerders. De tijdspanne tussen eerste vraag en publicatie is in digitale media soms een kwestie van uren, zoals PR-Dashboard duidelijk maakt. Een gemiste deadline of een tegenstrijdig antwoord kan reputatieschade veroorzaken. Vragen over salarissen van bestuurders, de verdeling van donatieopbrengsten of de effectiviteit van programma kunnen uitgroeien tot een crisis. Daarom heeft een team een tool nodig die orde brengt in de chaos.

Persvragen van PR-Dashboard biedt precies die orde. Het systeem koppelt eenvoudig je mailbox, zodat binnenkomende persvragen automatisch geregistreerd worden. Elk teamlid ziet direct wat er binnenkomt en wie welke vraag beantwoordt. Geen dubbele antwoorden, geen gemiste vragen.

Hoe verdeel je persvragen onder je team?

Met Persvragen verdeel je binnenkomende persvragen gemakkelijk onder collega woordvoerders. Je wijst een vraag toe aan de juiste persoon: de persvoorlichter neemt de algemene vragen, de juridisch expert de vragen over aansprakelijkheid, de CEO de strategische vragen. Het systeem houdt bij wie wat heeft. Je kunt notities maken voor het volgende contact, zodat de volgende woordvoerder precies weet wat er al is gezegd.

Werkt iemand niet of is er een wisseling van de wacht? Dan draag je met een paar clicks je openstaande vragen over aan een collega. Je kunt al jouw vragen met 2 clicks overdragen aan een collega. Zo blijft het team wendbaar, ook in de hectiek van de eerste uren. Lees de crisis checklist eerste uren voor een stappenplan.

Hoe label en tag je vragen per onderwerp?

Een crisis brengt vragen over uiteenlopende onderwerpen. De ene journalist vraagt naar de veiligheid van een product, de ander naar het beleid van het bedrijf. PR-Dashboard laat je vragen per onderwerp labelen of taggen. Je maakt labels als 'crisis', 'product', 'beleid' of 'financiën'. Zo filter je snel de vragen die om spoed vragen en zie je welke onderwerpen dominant zijn.

Labelen helpt ook bij de opbouw van een archief. PR-Dashboard laat je een archief opbouwen van eerdere standpunten, perscontacten en crisisreacties. Als een vergelijkbare vraag in de toekomst terugkomt, heb je het antwoord direct bij de hand. Als voorbereiding op een crisissituatie kun je alvast vragen en antwoorden klaarzetten, voordat journalisten ze stellen. Een speciale knop laat je vragen en antwoorden in het systeem opslaan voordat ze zijn gesteld. Zo sta je nooit met lege handen. Bekijk ook Q&A voorbereiden voor crisis.

Hoe prioriteer je vragen op urgentie?

Niet elke vraag is even urgent. Een journalist die een deadline heeft over een uur, heeft voorrang op een achtergrondvraag voor een weekblad. Met PR-Dashboard kun je binnengekomen vragen indelen op prioriteit en urgentie. Stel dat je drie vragen hebt: een over een productveiligheid met een deadline over twee uur, een over de jaarcijfers die pas over een week gepubliceerd wordt, en een over een bestuurderssalaris dat door een onderzoeksjournalist wordt uitgezocht. Met de prioriteitsinstelling van Persvragen zet je de productveiligheidsvraag bovenaan, de bestuurderssalarisvraag op hoog en de jaarcijfers op laag. Zo gebruik je de schaarse tijd van je team optimaal.

Hoe werk je samen met legal en directie?

Een crisis vereist dat je communicatieteam, juridische afdeling en CEO direct en gecoördineerd reageren. PR-Dashboard maakt die samenwerking mogelijk. Iedereen werkt in hetzelfde systeem, ziet dezelfde vragen en dezelfde antwoorden. Geen losse mailtjes, geen verwarring over wie wat heeft goedgekeurd.

De juridisch medewerker kan een vraag labelen als 'juridisch gevoelig' en een conceptantwoord schrijven. De communicatieadviseur vult de boodschap aan. De CEO geeft het fiat. Het systeem houdt de hele keten bij. Als een vraag is beantwoord, zie je dat direct. Zo werk je met één stem naar buiten.

Wat doe je als je netwerk is gehackt?

Voor bedrijven die bij een cyberincident geen risico willen lopen, is er een alternatieve login via SafeMail. Zo kun je ook bij een gehackt netwerk gewoon verder met het afhandelen van persvragen.

Lees ook: Prijzen en kiezen.